Em-Match - Woonruimtebemiddeling
DSA•VISION heeft voor woningcorporaties Em-Match ontwikkeld: een volledig op Microsoft Dynamics gebaseerde toepassing voor woonruimteverdeling. Deze module is geïntegreerd binnen Empire, onze software-oplossing voor het primaire proces, maar kan ook stand-alone worden ingezet of door meerdere corporaties tegelijk worden gebruikt ten behoeve van een regionaal woonruimte-verdeelsysteem.
Em-Match biedt woningcorporaties volledige ondersteuning bij het koppelen van de vraag naar en het aanbod van woonruimte. Het vastleggen van gegevens van woningzoekenden, het leegmelden van woningen, het onderling ’matchen’ en het uiteindelijk aanbieden van een woning: al deze processen worden door één systeem ondersteunt.
Binnen Em-Match zijn verschillende manieren van toewijzen mogelijk: via het optiemodel, het aanbiedingsmodel, het distributiemodel en het lotingsmodel. Maar ook een combinatie is mogelijk; u bepaalt op basis van zelf in te stellen parameters welke criteria bepalend zijn voor de uiteindelijke kandidaatselectie.
Naast integratie met Empire en koppelingen met systemen van andere leveranciers, is Em-Match te integreren met uw bestaande website. Het berichtenverkeer wordt volledig gecontroleerd afgehandeld via XML-berichten, dé standaard in gegevensuitwisseling.
Door middel van exportprotocollen stelt u eenvoudig een overzicht samen van de te publiceren kenmerken van het woningaanbod. Dit bestand wordt vervolgens aangeboden aan de drukker of webpublisher om zo de benodigde informatie te verschaffen over de te publiceren woningadvertentie. Per medium kunt u zelfs meerdere protocollen definiëren.
Em-Match onderscheidt 6 deelprocessen:
• het beheren van woningzoekenden en inschrijfgelden;
• het gereedmaken van een OG Eenheid voor woonruimtebemiddeling;
• publicatie van het woningaanbod;
• het verwerken van de gegadigden;
• het toewijzen van woningen aan gegadigden;
• het archiveren van de gedistribueerde woningen.
Het beheren van woningzoekenden en inschrijfgelden
Em-Match biedt de mogelijkheid om woningzoekenden te beheren en de bijbehorende inschrijfgelden te administreren. Em-Match beschikt over een volledige financiële administratie, waardoor het innen en eventueel vorderen van te innen bedragen in één omgeving kan worden uitgevoerd. Het beheerproces is opgebouwd uit logische processtappen met bijbehorende bevestigingsdocumenten. Zo maakt het proces Inschrijven automatisch facturen aan, en worden bij het uitblijven van een betaling, woningzoekenden na een in te stellen periode uitgeschreven. Eenzelfde proces is van toepassing op verlenging van de inschrijfperiode. U bepaalt zelf of woningzoekenden voorafgaand aan of pas na betaling van de herinschrijving kunnen reageren op het aanbod.
Gereedmaken van OG Eenheden voor woonruimtebemiddeling
De woningen die bemiddeld gaan worden in Em-Match zijn reeds aanwezig in Empire; woningen van derden worden op eenvoudige wijze toegevoegd. Het volstaat vervolgens om via één actie de woning op te nemen in het te verdelen bezit. Om nog gerichter te
kunnen aanbieden kunt u de woning van extra kenmerken voorzien, die kunnen worden toegepast in het woonruimteverdelingsproces.
Om binnen Em-Match daadwerkelijk te kunnen matchen, is het mogelijk om specifieke kenmerken aan een woningzoekende mee te geven. Deze kenmerken worden, in een later te bepalen distributiemodel, gebruikt om te matchen met de kenmerken van het woningaanbod, waarna de geschiktheid van een OG Eenheid voor de woningzoekende – en andersom – kan worden bepaald.
Publicatie van het woningaanbod
Via een publicatie kan kenbaar gemaakt worden welke OG Eenheden beschikbaar zijn gesteld voor woonruimte-bemiddeling. Een publicatie kan verscheidene eenheden opnemen. Ook kan een eenheid worden geplaatst in verschillende publicaties. Dit is handig als u voor verschillende media een aparte publicatie wilt aanmaken.
Op publicatieniveau biedt Em-Match statistiekfuncties die inzage geven in het aantal eenheden en reacties, het aantal goede en foute reacties en de media waarlangs reacties zijn ontvangen.
Verwerken van de gegadigden
Nadat het woningaanbod is gepubliceerd, worden de reacties binnen Em-Match verwerkt. Omdat corporaties in de praktijk te maken hebben met verschillende typen woning-zoekenden, biedt Em-Match verschillende methoden om met deze diverse doelgroepen om te gaan.
Ook de wijze waarop men reageert kan per woningzoekende verschillen. Een kandidaat kan met behulp van profielen aangeven in welke woningen hij geïnteresseerd is. Indien woningen die aan dit profiel voldoen vrijkomen, wordt de woningzoekende via tipberichten hierop geattendeerd. Ook is het mogelijk dat men een woning reserveert. Als de woning vrijkomt zal de woningzoekende automatisch voor de betreffende woning worden ingeschreven.
Urgentietoekenning
Per woningzoekende kunnen dossiers worden aangelegd waarbinnen u bepaalt of en onder welke condities urgentie wordt verstrekt. Dit kan zowel op basis van woning- als vestigingskenmerken. Zo kan bijvoorbeeld een urgentie uitsluitend gelden voor een gelijkvloerse woning in een specifieke wijk. Urgentie wordt toegekend door middel van
puntenverhoging voor een bepaalde periode, waardoor een woningzoekende meer kans maakt. Of u kunt voorrang verlenen door een specifiek kenmerk toe te passen, waardoor u in de distributiemethode deze kandidaten voorrang kunt verstrekken op de overige woningzoekenden.
Toewijzen van woningen aan gegadigden
Uiteindelijk moet de geschiktheid van de woningzoekenden voor een woning (en andersom) bepaald worden. Is er meer dan één gegadigde voor een eenheid, dan wordt er een rangschikking gemaakt wie de woning als eerste krijgt toegewezen. Hiervoor worden de in het distributiemodel gedefinieerde toegangs- en selectiecriteria gebruikt.
Em-Match biedt op woningzoekendeniveau statistiekfuncties die inzage geven in het aantal reacties, reacties per editie, aantal goede en foute reacties, het aantal aanbiedingen en weigeringen van zowel huurder als verhuurder.
Archiveren van gedistribueerde woningen
Binnen Em-Match kunnen alle noodzakelijke documenten worden gegenereerd, zoals rapporten en brieven. Ook biedt Em-Match de mogelijkheid om de woningen die definitief zijn gedistribueerd, te archiveren voor historische doeleinden.
Regionale woonruimteverdeling
Em-Match leent zich bij uitstek voor samenwerkingsverbanden met andere woningbeheerders. Dankzij de uitgebreide beveiligingsstructuur is het mogelijk per woningbeheerder de functionaliteit geheel of gedeeltelijk in te richten volgens klantspecifieke eisen en wensen.
Meer informatie?
Voor meer informatie over Em-Match kunt u contact opnemen met onze verkoopmedewerkers op telefoon-nummer (023) 567 08 00.