Stook- en servicekosten als Proof Of Concept
Als aanloop naar een definitieve keuze voor een nieuw primair systeem wilde Mitros, woningcorporatie in regio Utrecht met 31.000 verhuureenheden, het proces voor het afrekenen van stook- en servicekosten (module Service & Verbruik) uitgewerkt hebben in een Proof Of Concept (POC). Men koos juist voor dit proces, omdat Mitros het van groot belang vindt dat de afrekennota’s transparant en correct naar de huurders verstuurd worden. In het verleden hebben foutieve en onduidelijke afrekeningen tot klachten geleid. Sindsdien wordt aan het maken van afrekenen extra veel zorg en tijd besteed. Daarbij wordt strikt gewerkt volgens de regels die de huurcommissie voor het maken van een afrekennota heeft opgesteld.
Criteria
Uitgangspunt in de proof of concept was dat Mitros de nota’s volgens de regels van de huurcommissie, en met zo min mogelijk inspanning, met Empire kan maken. Daarnaast werden onder meer de volgende acceptatiecriteria getoetst:
• flexibiliteit
• financiële integratie
• conversie
• gebruikersgemak
• performance
Volgens de blauwdrukmethode
De POC werd benaderd als een volledige implementatie, met de daarbij horende projectaanpak. DSA•VISION zette hiervoor haar zogenoemde ‘blauwdrukmethode’ in:
• Kerngebruikers kregen een gebruikerstraining
• Met behulp van workshops werd het S&V-proces uitgebreid besproken
• In een document werd de gewenste inrichting vastgelegd, inclusief een Fit/Gap-analyse
• Tijdens en na de workshops werd Empire ingericht op basis van het blauwdrukdocument
• Gegevens werden voor het eerst geconverteerd
• Uit de Fit/Gap-analyse is een stukje gewenste programmatuur ontwikkeld
• Kerngebruikers testten hun processen in Empire
• Conversie vond opnieuw plaats na verwerking van diverse opmerkingen
• Acceptatietest werd uitgevoerd
POC geslaagd!
In deze POC werden van ca. 1.000 eenheden de benodigde gegevens voor het maken van een afrekening geconverteerd, zoals contacten, eenheden en contractgegevens. Krachtig onderdeel van de S&V-module in Empire is de kostenkoppeling, waarbij voorschotten en kosten eenvoudig met elkaar verrekend kunnen worden. Voor de conversie van de kosten is een standaard journaalpost-import gebruikt. Van de geconverteerde contracten hebben we de S&V-afrekeningen van 2008 nogmaals uitgevoerd in Empire en vergeleken met de werkelijke afrekeningen uit het vorige systeem. Hiermee kon getoetst worden of o.a. conversie, instellingen voor administratiekosten en leegstanddoorbelasting tot een correct resultaat leidden.
Belangrijk onderdeel was de output. Getoetst werd of brieven met correcte informatie werden aangemaakt - financieel, maar ook tekstueel. Daarbij werd rekening gehouden met diverse situaties als ‘te betalen’ of ‘te ontvangen’ en verrekening met betalingsachterstanden.
In de POC hebben we laten zien dat Empire voldoet aan de wensen van Mitros en dat DSA•VISION een goede partner is om mee samen te werken. De POC is zeer succesvol verlopen en door Mitros beoordeeld met een eindcijfer van 9,1!
